Le problème à multiples facettes du gaspillage des réunions

Selon une étude de l'Université de Caroline du Nord citée par Bloomberg, les entreprises à travers diverses industries gaspillent environ 25 000 USD par employé et par an en raison de la participation à des réunions non critiques. Les chercheurs recommandent de faire face à ce problème en préparant mieux les réunions. Ils suggèrent notamment, avant une réunion, de collecter et de prioriser les questions à traiter lors de la réunion, afin que les participants puissent décider s'ils doivent y assister, y contribuer sans y assister ou simplement l'ignorer.

Mais considérons maintenant simplement les implications pratiques de cette recommandation. Pour ce faire, visualisons les communications nécessaires à cette préparation, afin que les participants puissent décider en toute sécurité s'ils assistent et comment ils assistent. À première vue, les choses semblent simples et faciles. Alors pourquoi cela fonctionne-t-il rarement en pratique ?

• Il est souvent nécessaire d’aller à la recherche de différentes informations à différents stades auprès de différentes personnes. En pratique, c'est un processus pénible qui n'est pas suffisamment soutenu par les outils numériques existants et qui demande beaucoup d'efforts et de charge mentale, lorsqu'il est réalisé par un organisateur de réunion dévoué. Par conséquent, il est souvent plus simple de faire assister les gens à des réunions inutiles que de les organiser efficacement ; bien que souvent les participants découvrent seulement en temps réel les sujets à discuter et, à tout moment de la réunion, si leur présence est vraiment nécessaire. Sans outils appropriés, une préparation plus approfondie des réunions peut facilement générer un surcroît de travail considérable. Cette « friction » crée une inertie significative, entravant le changement des pratiques collectives et des habitudes individuelles. Mais le prix à payer est élevé. Dans la pratique sociale actuelle des réunions, puisque la préparation de la réunion est insuffisante, les participants ne sont pas suffisamment préparés, sauf pour les sujets qui sont déjà clairs dans leur esprit ; dans de nombreux cas, de tels sujets ne nécessiteraient pas de réunions car il suffirait de partager l'information, de poser la question et d'obtenir le résultat. De plus, une coordination pré-réunion déficiente implique souvent que les participants n'ont pas suffisamment préparé la réunion. Ce qui implique que les processus d'apprentissage / de compréhension qui doivent avoir lieu prennent du temps pendant la réunion. Cela conduit à des réunions où les décisions ne sont soit pas suffisamment réfléchies, et donc de moindre qualité, soit doivent être réexaminées.
• La « bonne manière » de collecter et de prioriser les sujets dépendra de nombreux facteurs qui induisent de la complexité. La structure dynamique sociale du groupe conditionnera la façon dont les gens contribueront ; cela englobe des aspects tels que le potentiel de conflit dans le groupe, les jeux de statut social dans le groupe, et/ou le besoin d'inclusivité délibérée, etc.). Un autre déterminant pour la structure du processus sera lié à l'objectif de la réunion, au contexte et à la pression, à la variété des sujets de réunion. Si le processus de collecte et de priorisation des contributions à l'ordre du jour n'est pas adapté à ces particularités, la réunion échouera souvent. De telles adaptations à la nature de la réunion auront de multiples dimensions. Par exemple, pour l'inclusivité, il peut être préférable de collecter les contributions de manière anonyme ; si l'exemple de participants clés inspire les autres participants, il peut être préférable de le faire nominativement. Si les participants peuvent tirer parti de leurs contributions respectives, il peut être préférable de partager les contributions en temps réel ; si une « réflexion lente » est nécessaire et/ou si les contributions doivent être indépendantes pour optimiser la neutralité de l'intelligence collective, les contributions ne doivent être partagées de manière asynchrone qu'une fois que tout le monde a fait sa contribution. Si un problème est complexe et nécessite l'émergence progressive de la compréhension et des idées, il sera préférable de donner du temps au processus et d'itérer plusieurs fois jusqu'à ce qu'il y ait un minimum de convergence ; si la spontanéité et le temps sont essentiels, il peut être préférable de ne pas itérer et de laisser un laps de temps très court pour les contributions et d'utiliser directement les résultats. Lorsqu'il s'agit de collecter des priorités pour une décision ponctuelle, il peut être préférable de prioriser les contributions en classant les sujets ou simplement en marquant les « sujets prioritaires » versus les « sujets pour plus tard » ; si le groupe passe régulièrement par des processus de priorisation, et qu'il est important que les minorités obtiennent également leurs priorités au sommet, il peut être intéressant d'allouer à chaque participant un budget de jetons à dépenser pour « parier » sur des sujets (avec une réduction du budget en cas de paris réussis et un renouvellement périodique du budget).
• Souvent, les réunions ne sont pas correctement suivies, et donc des réunions de suivi sont nécessaires pour vérifier les progrès des actions qui ont été convenues auparavant. De plus, rappelons que de nombreuses réunions sont périodiques et impliquent le même groupe de participants (potentiels) ; les sujets clés sont souvent conditionnés par ce qui s'est passé lors des réunions précédentes. Cela peut facilement induire une discipline décroissante pour se préparer (« de toute façon, la prochaine réunion arrive bientôt »).
• Souvent, les réunions mélangent différents objectifs – trouver des idées, prendre des décisions, coordonner des actions, rendre compte des progrès. Différents objectifs nécessitent des formes très différentes d'organisation de réunion, de participation et donc de préparation.

Ce ne sont là que quelques-uns des principaux facteurs qui rendent l'organisation efficace des réunions si difficile. Une préparation inefficace des réunions conduit non seulement à une participation inutile aux réunions. Elle implique également des durées de réunion plus longues, car les participants doivent se « familiariser » avec les sujets. Une autre conséquence est que les réunions ne sont pas assez bien préparées, ne peuvent pas « conclure » et sont donc douloureusement inefficaces et démoralisantes. Et en surchargeant la réunion physique, l'inclusion des introvertis et des moins puissants est plus difficile, car la trop grande part de communication spontanée informelle, typique des réunions non préparées, favorise les extravertis plus spontanés et plus bavards par rapport aux introvertis « plus lents », plus réfléchis ; mélanger efficacement les deux nécessite une structure et un processus qui requiert d'autres pratiques sociales de réunion dédiées.

En résumé, réduire le gaspillage des réunions est un problème complexe, qui nécessite plus que « juste » un peu de discipline, et ne peut pas être facilement géré avec les outils actuels.

L'approche de SymPlace pour la macro-organisation des réunions intelligentes, renforcée par l'ALC

ALC est à la fois une technologie numérique et sociale ayant pour but de faire face à ces complexités de collaboration, en particulier dans la macro-organisation des réunions. La technologie ALC de SymPlace est conçue pour répondre aux problèmes mentionnés ci-dessus en écrasant la barrière de la surcharge et en permettant de nouvelles pratiques sociales.

Les réunions traditionnelles fonctionnent souvent de manière isolée, se concentrant uniquement sur l'événement lui-même. L'approche de SymPlace intègre les réunions dans un flux de collaboration plus large, appelé symFlo , englobant à la fois la « collaboration lente » (interaction asynchrone) et la « collaboration rapide » (interaction active, en temps réel), ainsi que différentes approches pour stimuler l'inclusion des participants. Cette intégration des réunions dans un flux de collaboration plus large garantit qu'elles contribuent à un bien commun plus grand, plutôt que d'être simplement des événements isolés. Cela ouvre également la perspective de répartir les efforts et les contributions différemment dans le temps, avant et après la réunion. Une bonne pratique sociale pour une réunion avec des points à l'ordre du jour complexes devrait englober une préparation adéquate ; dans les groupes où une telle discipline n'est pas standard, le modèle de symFlo peut organiser le processus de réunion et guider les participants à travers celui-ci, recueillir les engagements pour la préparation et les suivre.

Dans l'approche de SymPlace, le modèle de symFlo décrit la pratique sociale spécifique de la réunion. Cela englobe la « bonne manière » mentionnée ci-dessus de recueillir les contributions, mais aussi de chronométrer le processus et l'ordre des étapes, les types d'engagements qui seront recueillis et comment ils seront suivis, etc. Grâce à cette approche, il devient possible de proposer une myriade de modèles de symFlo possibles pour la macro-organisation des réunions, en fonction de l'objectif de leur but (par exemple, brainstorming versus coordination versus recrutement versus socialisation), du groupe (un petit groupe de personnes étroitement liées qui aiment et savent travailler ensemble versus un groupe plus formel et « politique ») et de nombreuses autres caractéristiques. Un groupe commencera par choisir un modèle existant, puis, en fonction de son expérience, l'améliorera progressivement. Ainsi émerge la pratique sociale du groupe.

Une grande variété de modèles de symFlo, pilotant les symBots, incarnera des pratiques spécifiques de réunion, et guidera donc les participants dans l'application, réduisant ainsi considérablement le temps et l'effort nécessaires à leur déploiement. Ces modèles de symFlo peuvent être soumis à une « méta-collaboration » facilitant l'apprentissage organisationnel.

Dans ce contexte, le modèle de symFlo agit comme l'« ADN » pour les symBots, c'est-à-dire des agents virtuels intelligents dédiés qui sont combinés et orchestrés pour guider, automatiser, assister et participer en tant qu'agents dans les symFlos complexes correspondants. Dans le cas de la macro-organisation des réunions, les symBots peuvent gérer des tâches telles que la collecte des points et des contributions à l'ordre du jour ; partager des contenus importants avant la réunion et vérifier si les participants se sont suffisamment préparés ; prioriser les points de l'ordre du jour, et plus généralement orchestrer le flux de collaboration, mélangeant des interactions formelles / structurées avec des discussions informelles. Cette approche fonctionne également pour les symBots de méta-collaboration qui pilotent les processus d'évaluation et d'amélioration continus. Le résultat est un écosystème de pratiques sociales.

Mais les symBots peuvent également ajouter de l'IA aux réunions, les rendant des réunions collaboratives hybrides, rassemblant à la fois des personnes et des agents virtuels. L'ALC appliquée à de telles réunions permet l'Intelligence Hybride Collaborative (CHI). Des symBots dédiés peuvent encapsuler des agents soutenus par l'IA améliorant les réunions virtuelles en fournissant des fonctionnalités telles que la gestion de l'ordre du jour ; la prise de notes collaborative ; la transcription en temps réel ; la traduction linguistique ; la production de procès-verbaux ; l'intégration avec des outils de productivité ; des formes spécifiques d'expertise factuelle nécessaires pour la réunion. En les encapsulant, ils deviennent plus robustes et transparents car les entrées et les sorties peuvent être mieux contrôlées. De tels participants virtuels / symBots experts peuvent proposer des informations de fond pertinentes, suggérer des options pour les décisions et identifier les problèmes qui auraient dû être abordés mais qui ne l'ont pas été. En encapsulant les fonctions d'IA dans les symBots et en les intégrant dans des symFlos hybrides plus larges, ils peuvent être adaptés aux besoins de buts collaboratifs spécifiques et être intégrés dans des pratiques hybrides sociales plus larges. Cette approche permet d'équilibrer les limitations de l'IA avec l'intuition humaine : en réponse aux capacités limitées de l'hémisphère droit des LLM, le cadre ALC de SymPlace tire parti de l'intuition humaine et des pratiques sociales. En intégrant des perspectives humaines dans les processus pilotés par l'IA, SymPlace compense le manque de bon sens, d'intuition et de jugement éthique dans les LLM. Elle contribue également à une IA fiable et sans biais, en atténuant les préoccupations concernant la propension des LLM à l'hallucination et à la désinformation grâce à un contrôle des données d'entrée et à une supervision humaine. En garantissant que la formation et la sortie de l'IA sont supervisées par des collaborateurs humains, SymPlace réduit les risques de biais et de résultats non fiables.

Dans l'approche SymPlace, les modèles de symFlo sont décrits dans un langage de modélisation de collaboration sans code. Cela ouvre le potentiel d'utilisation de l'IA générative pour suggérer de nouvelles approches (générer de nouveaux modèles de symFlo) ainsi que pour proposer des moyens d'évaluer et d'améliorer les modèles existants. Tout cela accélérera le développement d'un écosystème dédié de pratiques hybrides sociales pour rendre la collaboration au travail plus efficace.

Bénéfices business et impacts écologiques

L'efficacité accrue résultant de cette approche offre de nombreux avantages business et favorise de nouvelles pratiques collaboratives au sein des organisations. La macro-organisation des réunions activée par l'ALC offre des avantages économiques significatifs, en réduisant la participation inutile aux réunions et les déplacements physiques associés. La réduction ciblée de 20% de la participation aux réunions et de 15% de leur durée permettra aux entreprises d'économiser entre 5% et 10% de leurs coûts salariaux totaux !

Avec ces changements, les réunions ne seront plus une perte de temps mais impliqueront les bons participants, qui se seront préparés avant la réunion. Pour ce faire, ils combineront des interactions lentes et rapides. Ces réunions impliqueront moins de personnes, seront plus courtes et plus efficaces. Elles rendront pratique l'alternance plus rapide à travers une combinaison astucieuse de réflexion individuelle et collective, lente et rapide, asynchrone et en temps réel. Et alors les choses deviennent encore meilleures : une fois que les outils réduisent la surcharge, la possibilité de nouvelles pratiques émerge, permettant plus d'intelligence collective, plus d'inclusion, plus de divertissement et de ludification, plus de confiance. Les réunions en face à face, les vidéoconférences et la collaboration asynchrone seront mélangées de manière entièrement nouvelle pour ouvrir le potentiel de beaucoup plus de créativité, de productivité, de motivation et de socialisation.

Écologiquement, si cette approche est extrapolée aux 450 millions de travailleurs de bureau dans le monde, la macro-organisation des réunions soutenue par l'ALC pourrait économiser 8% des émissions de gaz à effet de serre nécessaires jusqu'en 2050 pour rester sous 1,5 °C.

Pourquoi SymPlace commence-t-il son développement commercial avec la macro-organisation des réunions activée par l'ALC ?

SymPlace initie son développement sur le marché avec cette application B2B en raison d'une série de considérations complémentaires.

Sans surprise, compte tenu de sa proposition de valeur et de la taille du marché qui compte des centaines de millions de travailleurs de bureau (sans même mentionner d'autres formes de réunions), le potentiel commercial de cette seule application représente déjà un marché de plusieurs milliards d'euros.

Ce potentiel commercial significatif à court terme est notre principal moteur pour catalyser le lancement de SymPlace sur le marché. Suite à cette offre initiale, dans une deuxième phase, SymPlace a l'intention de livrer des applications pour des besoins en science, innovation, santé, éducation ou démocratie, qui prennent plus de temps à se concrétiser, ou des applications B2C, qui nécessiteront des investissements marketing significatifs, si la technologie n'a pas déjà établi une base d'utilisateurs solide initialement. Mais il y a aussi d'autres raisons :

• Les exigences pour développer la première génération de technologies commerciales ALC de SymPlace sont représentatives de nombreuses autres applications. Cela contribue à la généralité de l'approche et catalyse les nombreuses opportunités de se diversifier dans d'autres usages et applications.
• En organisant des réunions hybrides qui impliquent des agents virtuels à la fois en tant qu'experts et fournisseurs de services de soutien avancés aux réunions, SymPlace commencera à développer l'Intelligence Hybride Collaborative (CHI).

SymPlace mène actuellement une opération de financement collaboratif pour recueillir les fonds nécessaires au développement de sa première technologie générique opérationnelle et à la commercialisation d'une première application. Le choix de l'application pour macro-organiser les réunions sera une première étape pour construire une plateforme et un marché de nouvelle génération, rentables et à impact fort, soutenant de nouvelles pratiques sociales dans tous les domaines, à la fois sur les marchés B2B et B2C.