La déconnexion entre les échanges informels et structurés

La résolution de problèmes complexes nécessite des combinaisons d'échanges structurés, favorisant l'intelligence collective, et d'échanges informels, permettant une communication libre et riche sur le plan social. La plupart des outils se concentrent soit sur l'un, soit sur l'autre, ou permettent des connexions très limitées entre les deux.

Cependant, lorsque ces deux types d'échanges sont déconnectés, à la fois la collaboration informelle et la collaboration structurée deviennent moins efficaces.

Les échanges structurés sans communication informelle peuvent être trop rigides et passer à côté d'informations complémentaires importantes qui sont plus floues, telles que les émotions, les impressions, les associations latérales, etc.

Les échanges informels sans échanges structurés peuvent être profondément biaisés pour des raisons cognitives et / ou sociales et s'avérer souvent frustrants et inefficaces.

Mais il ne suffit pas de simplement permettre la possibilité de connecter les deux. L'"art" réside dans la manière dont ils sont connectés (ou non). Toutes les combinaisons ne seront pas efficaces. Certaines peuvent même être contre-productives, par exemple, un échange structuré tel qu'un vote anonyme peut être perturbé si les participants commencent à discuter entre eux, compromettant ainsi l'anonymat des membres du groupe. Inversement, une discussion informelle, qui a du mal à produire des résultats concluants, peut devenir beaucoup plus efficace si, au bon moment, un court sondage est réalisé pour collecter et hiérarchiser les éléments. Mais si cela intervient au mauvais moment, cela peut tuer une discussion fructueuse. Dans certains cas, il sera important de définir des règles strictes, par exemple, prévoir 10 minutes de discussion avant de procéder à un vote. Dans d'autres cas, il sera préférable de laisser la décision au facilitateur pour passer à l'étape suivante.

Pour y parvenir, il faut de l'expérience et du temps. Les modèles configurables permettent de réutiliser des pratiques réussies, comme les "Structures Libérantes" proposées par Henri Lipmanowicz et Keith McCandless.

Des amalgames hybrides combinant échanges structurés et informels

Pour SymPlace, des actions collaboratives complexes efficaces nécessitent des combinaisons bien structurées et bien chronométrées d'échanges formels et informels, sous la forme de modules / sous-symFlos correctement configurés qui sont combinés et organisés dans des symFlos.

Les échanges informels et structurés se complètent mutuellement lorsqu'ils se réfèrent et se connectent efficacement les uns aux autres. Cela peut prendre différentes formes :

• Les échanges informels peuvent se référer aux éléments des échanges structurés, par exemple, une discussion se référant à une idée collectée dans le cadre d'un processus.
• Une liste d'éléments collectés dans le cadre d'un processus structuré peut être complétée par des éléments identifiés lors d'une discussion informelle.
• Un échange structuré peut être préparé par une discussion informelle garantissant que tous les participants comprennent son objectif, son étendue et ses règles.
• Les résultats d'un processus structuré peuvent être discutés pendant ou après le processus, selon la logique du symFlo.
• Un processus structuré peut organiser un grand groupe en groupes plus petits qui ont ensuite des discussions.
• Les processus structurés peuvent également être connectés et combinés les uns aux autres.

L'interaction informelle et l'interaction formelle peuvent être combinée sous différentes formes, telles que des citations et des commentaires simples ; des « brainstorms » itératifs combinant des collectes structurées d'idées et des évaluations, suivis de discussions informelles ; des discussions structurées avec des questions et des réponses alimentées par un chat, ou vice versa.

Pour fonctionner efficacement avec des résultats facilement exploitables, de tels symFlos complexes doivent être soutenus par l'automatisation du processus de collecte et de consolidation des informations.

Cas d’usage : « brainstorm » revisité

Beaucoup d'entre nous ont assisté à des séances de « brainstorm » afin de réunir des idées différentes de participants de multiples perspectives complémentaires. Typiquement, nous commençons par la collecte de post-it (physiquement ou électroniquement) qui sont ensuite expliqués, votés et discutés pour les regrouper ou les prioriser. Les "Liberating Structures" développées par Henri Lipmanowicz et Keith McCandless, sont un bon exemple : elles organisent l’espace, du temps et de flux d’interactions combinant réflexion individuelle et échanges dans des groupes de taille changeante ; ils proposent une panoplie de modèles très utiles pour développer des compréhensions nouvelles partagées, trouver des solutions à des problèmes complexes et / ou recueillir des engagements pour l'action.

Mais souvent, de telles actions d’« intelligence collective » sont lourdes à organiser, lentes à se dérouler, basées sur de nombreuses contributions superficielles et produisent des résultats difficiles à exploiter après l'événement.

Avec les symFlos pris en charge par la CAA, les participants à une réunion physique / vidéoconférence / webinaire pourraient :

• être invités à un symFlo avec des explications sur le processus, sa logique et ses règles ;
• apporter leurs contributions de manière indépendante ;
• évaluer, catégoriser et prioriser les sujets de discussion ;
• organiser automatiquement de petits groupes (au hasard, selon les préférences, en associant le profil à l'expertise, etc.) où ils discutent des contributions déjà soumises ;
• mettre à jour leur évaluation de manière indépendante ;
• poursuivre les échanges pendant et après la réunion ;
• recevoir un résumé des résultats qui peut ensuite déclencher des échanges de suivi, approfondissant les sujets les plus importants.